SHUSEI CLUB MIYAZAKI · 各部代表者会議

各部代表者会議
議事録

2026年7月6日（月）開催

7月例会に向けた運営報告・相談／
会議のLark一元管理を試験導入する回

結論・まずここだけ

今日、決まったこと

先に結論から。この会議で決まった8点です。背景や各部の詳細はこのあとのページに。

🗂

会議運営：報告はテキスト共有で完結し、決定議題のみ会議で議論。Larkで一元管理（試験運用）

🎤

司会体制：7〜9月は現ペア継続、10月以降はメイン＋サブ交互体制へ

🟢

緑会LINE：専用グループを作成。追加は入金確認後のタイミングで

👋

ゲスト参加：屋号未取得の入会前ゲストも参加可（事前に仕事内容の提供が条件）

🎨

2部会の色分け：バンド変更はテーブルマスター担当に集約、会計がLarkを更新

🍻

2部会会場：7月はUTAGE1本・最大80名、8月は2会場制に戻す

⚖️

会場優先：特定条件による定常的優先はしない（正会員の括りで運営）

📻

ラジオ部：議事録・録音機能の利用を承認（毎月の立ち上げ運用）

まず全体像・この会議は何だったか

会議概要と今日のトピック

6 トピック

運営会議の仕組み化

司会体制の立て直し

各部報告と代表共有

7/6

オンライン開催（Lark）

約1時間

22時半終了を想定・実現

約10名＋代表

各部代表が参加

議題① ・進め方の刷新

会議運営を「仕組み」に乗せる

議事録を探す手間をなくし、決めるべきことに時間を使う。会議のやり方そのものを見直しました。

これまで

PDF議事録を毎回探す手間
報告も会議で口頭 → 夜23時半まで長引く
前回内容をあとで振り返りにくい

▶

これから

議事録・進捗はLarkに一元管理
報告はテキスト共有・決定事項だけ会議で議論
スマホでいつでも振り返り可能

構成イメージ世話人会を上位に、各部代表者会議をその配下に追加。各部5〜8分のたたき台で進め、22時半終了を基本ラインにする（本日は予定通り終了）。

議題② ・運営改善

世話人・司会体制の立て直し

9月に創設者ゆかりの来訪が予定されており、司会の運営を前向きに作り直します。

7〜9月

現ペア体制を継続

9月

創設者ゆかりの来訪

10月〜

メイン＋交互サブ体制へ

司会体制の強化ポイント

7〜9月は司会ペアで継続し、10月以降はメイン担当＋サブが交互に入る形へ移行
原稿の読み込みを徹底し、氏名・進行の精度を上げる（運営として前向きに強化）
司会以外の場面（テーブルマスター等）でもマイクを握る練習の場を設ける

音響（暗転オペレーション）

冒頭・最後の暗転漏れが起きやすいため、担当への事前周知を徹底
担当者不在の回でも回るよう、手順の共有を進める

議題③ ・定着とフォロー

フォロー部・緑会の新体制

入金と定着を「隊」に分けて追いかけ、緑会の期限管理をLINEで仕組み化します。

💴 入金追っかけ隊

入金率を確認・回収

すでに稼働中
入金状況をチェックして未入金を追う

🔎 フォローチェック隊

3ヶ月・6ヶ月・更新切れ

対象者を抽出
連絡担当へ展開してフォロー

緑会・専用LINEの運用

緑会専用グループLINEを作成。入金確認後に入会者を追加し、参加後に外して期限を管理
緑会の日程はLINEに掲出済み

ゲスト参加のハードルを下げる屋号（開業届）未取得の入会前ゲストも参加OK。ただし事前に仕事内容の情報をもらうことを条件にする。

議題④ ・二部会オペレーション

2部会の運営を整える

前回の金額差の反省を踏まえ、色分け更新の責任を一本化。7月・8月の会場方針も確定しました。

前回の反省（金額差の原因）

会場移動でバンドは巻き直したがLark上の色分け更新が漏れた
結果、人数・金額が一方に偏った

▶

今後の運用

バンド色変更はテーブルマスター担当に集約
変更メモを会計へ渡し、会計がLarkの色分けを責任持って更新

7月：UTAGE1本

最大80名 / 現在41名予定

8月

2会場制に戻す

例会1週間前

全体LINEでリマインド

会場優先の考え方（代表判断）特定条件による2部会場の定常的な優先はしない（会員間の公平性を保つため）。2部会は正会員の括りで運営し、緑バッジと交流しやすい配置は事前の配置図で継続する。

議題⑤ ・各部会報告前半

各部会からの報告（1）

📻 ラジオ部

400名施策

放送内で会員募集アナウンスを実施（放送中に複数回）
ホームページ掲載で放送内容を届け、会員拡大につなげる
前年度・前々年度分の未収金は請求書を発行し回収を進める
7月放送は 7月28日 12時〜（例会は21日）

⛳ ゴルフ部

日程確定

次回開催は 9月15日 に決定

🧖 サウナ部

盛況

2部制で大盛況（コーラルリゾートヴィラで実施）
次回はバーベキューと絡めた企画を検討

議題⑤ ・各部会報告後半

各部会からの報告（2）

🪑 テーブルマスター

交流設計

車座の「時計回り問題」が未解決 → 再度確認して改善へ
400名達成へ、事前に緑バッジをピックアップし緑バッジ席を設置
声がけできる担当を割り当て、新しい人が浮かない仕掛けをつくる

好事例：紹介者不在ゲストの活用紹介者がいない・最近入会した会員が今回ゲストを連れてきた好事例が出た。こうした会員にスポットを当て、フラットな意見を聞ける仕掛けづくりが重要という共有があった。

出席率データの活用フォロー担当ごとの出席率をLarkのデータベースから抽出可能に。退会者は退会フラグで表示し、後日共有していく。

議題⑥ ・代表からの共有

代表からの共有事項

ステータス誤登録の追跡

ある会員の未入金ステータスが誤って登録されていた件を確認
経緯・原因、同様事例の有無を LL・事務局 で追跡（スプレッドシート運用時期の履歴は追跡困難の見込み）

ブース掲載・新名簿システム

ブース（緑の掲載）が出せるのは今月まで → 再通知を実施
会員本人がログイン・情報登録できる新しい名簿システムを開発中。次回世話人会で共有し運用開始予定

紹介者不在ゲストへのフォロー（テスト導入）

紹介者のいないゲストにSNS交換・人つなぎを徹底してモチベーションを上げた好事例
テスト的に導入し、フォロー手法として横展開できるか検証

次アクション・誰が何を

次回に向けたToDo

担当は役割・部門ベースで整理。期限があるものは右列に記載しています。

やること	担当	期限
本日の内容を文字起こしして参加者へ共有／フォロー担当別の出席率データを共有	事務局	随時
紹介者不在ゲスト活用の仕組み・分析を検討・テスト導入	事務局・LL	継続
ブースのアンケート項目を作成・共有	ブース担当	今月中
屋号未取得ゲストの仕事内容情報を事前に取得	緑会	参加前
緑会LINEへの入金確認後の追加に協力／ラジオ部の議事録機能を毎月立ち上げ	会計	毎月
会場優先の要望へ代表意見でまとめて回答／会場配置の課題を2部会で協議	2部会運営	次回まで
例会1週間前にリマインドLINEを配信	2部会運営	例会1週前
放送内容のHP掲載を顧問に相談／未収金の請求書対応・店舗訪問	ラジオ部	今週中〜
車座の時計回り問題を再確認、緑バッジ席の設置・担当割当	テーブルマスター	次回例会
ステータス誤登録の経緯・担当・同様事例の有無を追跡	LL・事務局	継続
ブース掲載が今月までである旨を再通知	事務局・ブース担当	今月中

補足・数字と宿題

数値ハイライトと保留課題

最大80名

7月2部会（現在41名予定）

9/15

ゴルフ部次回開催

7/28 12時〜

ラジオ部 7月放送（例会21日）

22:30

会議の終了目標（本日達成）

保留・宿題（正直ベースで）連絡担当の月別参加数の可視化（Lark抽出が高負荷でアナログ運用も検討中・ステイ）／キャンセル対策で仕組みでも防げないケースの対応が未確定／車座の時計回り問題／会場配置のバランス調整／ステータス誤登録の履歴追跡が困難／紹介者不在ゲストのフォロー手法は分析方法が未定

この回のポイント報告はLarkに集約し、会議は決めることに集中する。7月例会に向けて、各部が自分たちのオペレーションを一段整える回になった。

各部代表者会議議事録